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Arbeitszeugnis: Aufbau und Inhalt

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Lesedauer etwa 10 Minuten.

Welche gesetzlichen Vorschriften muss man bei der Erstellung von einem Arbeitszeugnis berücksichtigen? Gibt es dazu Normen, die eingehalten werden sollten?

Wie immer wieder bestätigt wird, ist die Erstellung von einem Zeugnis aufwendig und lästig. Bei den Formulierungen benötigt man viel Fingerspitzengefühl, um den richtigen Ton zu treffen. Manchmal sind es nur sehr kleine Unterschiede, die zum Ausdruck gebracht werden müssen. Schnell kann ein falsch formulierter Satz zu Missverständnissen führen und das endet womöglich in einem Rechtsstreit. Daher gehört diese Aufgabe meist nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen in der Personalabteilung.

Zeugnisanspruch

Jeder Arbeitnehmer kann nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis vom Arbeitgeber verlangen. Dieses beinhaltet Informationen über die Dauer und Art der Beschäftigung, Qualifikationen, Leistungen, Tätigkeiten und Sozialverhalten. Bei Führungskräften kommen zusätzlich auch die Managementfähigkeiten und die Führungsleistungen hinzu.

Hier solltest du nur wissen, dass du das Zeugnis beim Arbeitgeber am besten schriftlich anforderst. Nicht jedes Unternehmen händigt ein Arbeitszeugnis automatisch aus.

Einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis

Bei den Zeugnisarten kann zwischen einem einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnis unterschieden werden. Dabei ist Folgendes zu beachten:

Einfaches Arbeitszeugnis

Beinhaltet lediglich Informationen über die Art und Dauer der Beschäftigung sowie gegebenenfalls eine kurze grobe Auflistung der Aufgaben. Das einfache Zeugnis hat eher den Charakter einer Bescheinigung oder eines Tätigkeitsnachweises.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Neben den Informationen aus dem einfachen Arbeitszeugnis werden hier auch Punkte zur Arbeitsleistung sowie zum Sozialverhalten des Arbeitnehmers angesprochen.

Wie sehen die rechtlichen Bedingungen aus

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer mindestens ein einfaches Arbeitszeugnis auszustellen. Dies ergibt sich entweder aus Tarifverträgen sowie aus dem Gesetz in § 630 BGB und bei Arbeitnehmern aus § 109 Gewerbeordnung.

Mit Inkrafttreten des Bürgerlichen Gesetzbuchs zum 01.01.1900 wurde der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis in Deutschland gesetzlich geregelt.

Wichtig ist zu beachten, dass dem Arbeitnehmer nicht automatisch ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausgehändigt wird. Er muss es selbst anfordern und verlangen, dann ist der Arbeitgeber auch verpflichtet, eins auszustellen.

In der Regel erhalten Arbeitnehmer jedoch automatisch ein qualifiziertes Zeugnis, außer die Beschäftigungsdauer ist noch zu kurz gewesen und eine umfassendere Beurteilung war nicht möglich. Meist orientiert man sich dabei an der Dauer der Probezeit. Verlässt ein Arbeitnehmer das Unternehmen innerhalb der Probezeit, wird üblicherweise nur ein einfaches Arbeitszeugnis ausgestellt.

Was beinhaltet ein qualifiziertes Arbeitszeugnis

Folgende Übersicht zeigt dir, welche Inhalte in welcher Reihenfolge in ein Arbeitszeugnis gehören:

  • Überschrift z. B. „Arbeitszeugnis, Zeugnis oder Dienstzeugnis“
  • Name, Geburtsdatum und Ort des Arbeitnehmers
  • Dauer der Beschäftigung und Stellenbezeichnung (z. B. Sekretär, Buchhalter)
  • Kurze Informationen über das Unternehmen
  • Auflistung der ausgeübten Aufgaben
  • Teilnahme an Weiterbildungen, internen Schulungen, Beförderung im Unternehmen
  • Beurteilung der Leistung (Bereitschaft, Befähigung und Fachkenntnisse, Arbeitsweise und besondere Arbeitserfolge)
  • Beurteilung des Sozialverhaltens: Gegenüber Vorgesetzten, Kunden und Kollegen
  • Schlusssätze mit Grund des Ausscheidens: Dank, Bedauern und Zukunftswünschen
  • Datum, Unterschrift, Firmenname (oder Stempel)

Was gehört nicht ins Arbeitszeugnis

  • Wettbewerbsverbote
  • Streik und Aussperrung
  • Nebentätigkeit
  • Vorkommnisse aus dem Privatleben, außerdienstliches Verhalten
  • Betriebsratstätigkeit (Ausnahme: Freistellung länger als 1 Jahr)
  • Gewerkschafts- und Parteimitgliedschaften
  • Schwangerschaft, Mutterschutz
  • Schwerbehinderteneigenschaft
  • Gesundheitszustand, Anzahl der Krankentage (außer bei Gefährdung Dritter z. B. durch Epilepsie oder hoher Anzahl von Krankentagen, die das Arbeitsverhältnis sehr stark beeinträchtigen)

Rechtsgrundsätzen bei Zeugnissen

Die meiste Zeit nimmt insgesamt die Formulierung des Arbeitszeugnisses in Anspruch. Besonders die Beurteilung der Arbeitsleistung und des Sozialverhaltens kann je nach Mitarbeiter zeitlich umfassender sein. Dabei müssen folgende Rechtsgrundsätze beachtet werden:

  • Klarheit
  • Wahrheit
  • Wohlwollend
  • Vollständigkeit
  • Individuelle Beurteilung

Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es sollen z. B. keine Textpassagen durch kursive Schrift optisch hervorgehoben werden. Die Inhalte im Arbeitszeugnis müssen wahrheitsgemäß und vollständig sein. Dazu muss erkennbar sein, dass sich der Arbeitgeber einzeln mit dem Arbeitnehmer auseinandergesetzt hat und nur er wurde beurteilt.

Besonders wichtig ist dabei der Grundsatz des Wohlwollens. Das Arbeitszeugnis darf nicht so formuliert sein, dass sich ein Nachteil für den Arbeitnehmer ergibt und dessen berufliche Zukunft dadurch erschwert wird. Hier gilt auch die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.

Das Arbeitszeugnis sollte objektiv und differenziert sein. Um dennoch eine negative Tendenz zu vermitteln, kann die Zeugnissprache genutzt werden.

Die Zeugnissprache ist ein sehr komplexes Thema, darüber gibt es unzählige Bücher. Es würde diesen Artikel sprengen, wenn ich darauf intensiver eingehen würde.

Wie sieht es bei Insolvenzen aus

Meldet ein Unternehmen Insolvenz an, ist das Arbeitsverhältnis nicht beendet. Der Zeugnisanspruch besteht weiter und wird das Arbeitsverhältnis nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens weitergeführt, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf zwei separate Zeugnisse.

Eines von der ursprünglichen Firma, sprich des eigentlichen Arbeitgebers, für die Zeit bis zur Insolvenzeröffnung. Das Zweite aus der Zeit ab Insolvenzeröffnung bis zum endgültigen Ausscheiden aus dem Unternehmen. Das zweite Zeugnis erteilt dann der Insolvenzverwalter.

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis

  • Angestellte/Arbeiter
  • Beamte (Dienstzeugnis)
  • Soldaten der Bundeswehr (Dienstzeugnis)
  • Beschäftige im öffentlichen Dienst
  • Leitende Angestellte
  • Teilzeitkräfte
  • Aushilfen
  • Befristet Beschäftigte
  • Praktikanten
  • Zivildienstleistende
  • Auszubildende
  • Werkstudenten

Je nachdem, wer ein Zeugnis verlangt, kann unterschieden werden z. B. zwischen Dienstzeugnis oder Praktikumszeugnis etc.

Teilweise gibt es auch gesonderte gesetzliche Regelungen. Auszubildende haben z. B. nach § 16 Abs. 1 Berufsbildungsgesetz einen Zeugnisanspruch.

Zwischenzeugnis

Das Zwischenzeugnis wird während der laufenden Beschäftigung erstellt und in der Gegenwartsform formuliert. Ein Arbeitnehmer hat nur Anspruch darauf, wenn ein triftiger Grund vorliegt. Triftigen Gründe sind:

  • Vorgesetzten- oder Arbeitsplatzwechsel/Versetzung innerhalb des Unternehmens
  • Bisher keine Beurteilung bei einer langjährigen Beschäftigung
  • Fortbildungen
  • Beförderungen
  • Einberufung in Wehr- oder Zivildienst
  • Freistellung als Betriebsrat
  • Erziehungsurlaub
  • Betriebsübernahme bzw. Betriebsübergang
  • Höhergruppierung
  • Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mittels Aufhebungsvertrag (kurz vor Abschluss)

Eine genauere gesetzliche Regelung besteht hierzu nicht, meist werden triftige Gründe auch in Tarifverträgen beschrieben.

Wichtige Fristen rund um das Arbeitszeugnis

Nach § 195 BGB liegt die Verjährungsfrist von Arbeitszeugnissen bei 3 Jahren und kann vorher eintreten, wenn der Anspruch verwirkt oder der Arbeitgeber nicht mehr in der Lage ist, ein wahrheitsgemäßes Zeugnis auszustellen.

Nimmt der Arbeitnehmer den Anspruch nicht wahr und lässt erkennen, dass er den Anspruch nicht mehr geltend machen will, kann schon je nach Einzelfall nach 10 Monaten der Anspruch nichtig werden.

Früher lag die Verjährungsfrist bei 30 Jahren und wurde 2001 auf die 3-jährige Frist angepasst.

Arbeitszeugnisse im Rahmen des Bewerbungsverfahrens

Neben einer gut strukturierten Bewerbungsmappe, sind besonders die Arbeitszeugnisse ein sehr wichtiger Bestandteil der Bewerbung. Viele Unternehmen legen großen Wert darauf, dass die Punkte die im Lebenslauf stehen durch Zeugnisse belegt werden.

Sind zum Beispiel zwei gleichwertige Kandidaten in einem Bewerbungsverfahren und die Entscheidung fällt schwer, wer das Rennen macht, dann können Zeugnisse ausschlaggebend sein. Letztendlich wird zwar so gut wie nie nur ein Arbeitszeugnis darüber entscheiden, ob ein Kandidat eingestellt oder abgelehnt, aber es ist eine gute Grundlage zur Beurteilung.

Welche Zeugnisse gehören in die Bewerbung

Für Berufserfahrene ist es in der Regel ausreichend von den letzten 3 beruflichen Stationen die Arbeitszeugnisse mitzuschicken oder die der letzten 5-10 Jahre. Jedoch sollte kurz darauf aufmerksam gemacht werden, dass man weitere Zeugnisse bei Bedarf nachreichen kann.

Die Unternehmen und Personalentscheider variieren dabei sehr stark, was mitgeschickt werden soll und was nicht. Während das eine Unternehmen sich mehr auf andere Aspekte verlässt, fokussieren sich andere viel stärker auf die Beurteilungen in den Arbeitszeugnissen.

Beachte immer die Hinweise in den Stellenausschreibungen.

 

Weitere Informationen zum Bewerbungsprozess findest du auf frankenheimpb.de.

Zeugnis Checkliste