Digitale Personalakte

Wie schnell wird sich die klassische Personalakte zur digitalen Akte entwickeln? Und welche großen Nachteile bringt die digitale Personalakte mit sich? Braucht man überhaupt eine Personalakte? Diesen Fragen gehe ich hier genauer nach.

Entstehung der Personalakte

Bis ins 19. Jahrhundert wurden Personalakten Dienerakten genannt. Erst im 20. Jahrhundert sprach man von einer Personalakte.

Und warum hieß die Personalakte damals Dienerakte? Der Begriff „Diener des Staates“ entstand in der preußischen Zeit und entspricht heute dem „Beamten“. Zu jedem „Diener des Staates“ wurde jeweils eine Karriere-Akte angelegt. Daraus hat sich später dann die Personalakte entwickelt.

Welches Unternehmen braucht Personalakten

Beschäftigt ein Unternehmen Mitarbeiter und hierbei spielt es keine Rolle, ob es Arbeiter, Angestellte oder Aushilfskräfte sind, werden alle wichtigen arbeitsrelevanten Unterlagen in einer Personalakte festgehalten. Damit verschafft sich der Arbeitgeber eine Übersicht zum personalwirtschaftlichen Umfeld seines Mitarbeiters.

Grundsätzlich gibt es keine gesetzlichen Vorschriften, in welcher Form die Personalunterlagen der Mitarbeiter aufbewahrt werden sollen. Daher macht es gerade in großen Unternehmen Sinn, die Digitalisierung schnell voranzutreiben. Zum einen, um Platz zu schaffen und zum anderen, um auf die Dokumente von verschieden Orten aus zugreifen zu können.

Digitale Personalakte – was versteht man darunter

Unter einer digitalen Personalakte versteht man in der Arbeitswelt eine elektronische Akte mit sämtlichen Personalunterlagen (auch digitalisierte Personalakte genannt), die der Arbeitgeber über einen Arbeitnehmer führt und die Angaben zur Person und zum Arbeitsverhältnis im Betrieb enthält.

Die Personalakte im Wandel der Zeit

Bis vor ein paar Jahren wurden die Personalakten auf Papier erstellt und in einem Ordner, Mappe oder Hefter aufbewahrt. Je nach Unternehmensgröße beansprucht die Aufbewahrung sehr viel Platz und war somit auch sehr teuer. Vor diesem Hintergrund ist der Übergang zur Digitalisierung ein wichtiger Schritt, um mit Kapazitäten besser umzugehen.

Datensicherheit in der Personalwelt

Die Datensicherheit ist auch heute noch ein Problem. In der digitalen Welt gibt es keine hundertprozentige Sicherheit. Datenbanken können gehackt werden und Unbefugte bekommen Zugriff auf persönliche Daten.

Jedoch gerade größere Unternehmen müssen mit der Digitalisierung voranschreiten. Die Firmen können es sich nicht mehr leisten, eine Personalakte traditionell in Papierform zu führen. Darüber hinaus ist es nicht nur platzsparend, es ist auch umweltfreundlich.

Es haben sich ausgeklügelte Sicherheitssysteme entwickelt, die nur einem bestimmten Personenkreis Zugang verschaffen. Personalmitarbeiter, oder die betroffene Person selbst, können über eine Cloud auf die Personalunterlagen zugreifen und Einsicht nehmen.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen müssen dazu noch geschaffen werden. Wegen der Rechtswirksamkeit muss z. B. ein gescannter Arbeitsvertrag auch heute noch im Original aufgebahrt werden.

Folgende Unterlagen sind zum Beispiel in der Personalakte:

• Bewerbungsunterlagen
• Personalfragebogen
• Arbeitsvertrag
• Gehaltsrelevante Informationen
• Leistungsbeurteilungen
• Beförderungen
• Versetzungen
• Urlaubsanträge
• Sozialversicherungsausweis
• Schwerbehindertenausweis
• Angaben zum Mutterschutz/Elternzeit
• Krankheitstage
• Anmeldung und Nachweis zur Krankenkasse
• Nachweise über Fortbildungen
• Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
• Erklärung über Nebentätigkeiten
• Führerschein (nur wenn es im Zusammenhang mit dem Job steht)
• Abmahnungen
• Kündigung
• Polizeiliches Führungszeugnis
• Zeugnisse

Ziel der Personalakte ist, ein umfassendes Bild vom Arbeitnehmer über seine Leistungen und Kenntnisse zu erhalten. Solange der Mitarbeiter im Unternehmen tätig ist, wird die Personalakte fortlaufend geführt.

Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus, kann anhand der Unterlagen später ein objektives Zeugnis erstellt werden.

Rechte des Arbeitnehmers

Da der Arbeitnehmer nach dem Betriebsverfassungsgesetz  § 83 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Personalakte hat, muss die Akte ordentlich und vollständig geführt werden.

Der Arbeitnehmer kann in der Regel mit Vorankündigung in die Personalakte Einsicht nehmen, um zu erfahren, was das Unternehmen über ihn bisher gesammelt hat. In größeren Betrieben muss ein Antrag auf Einsicht gestellt werden, sodass hier die Einsichtnahme immer mit einem Vorlauf geplant werden sollte.

Der Mitarbeiter darf:

• Notizen machen
• Kopien von Dokumenten erstellen
• falsche oder nicht richtige Angaben in der Akte löschen lassen
• bei falschen oder nicht wahren Behauptungen sich beim Arbeitgeber beschweren

Aufbewahrungsfristen

In jedem Fall sollte die Personalakte so lange aufbewahrt werden, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche beim Arbeitgeber geltend machen kann. Hier gilt die Verjährungsfrist aus § 195 BGB von drei Jahren.

Fristen für eine Betriebsprüfung (Sozialversicherungsprüfung und Lohnsteueraußenprüfung) sollten gesondert berücksichtigt werden.

Was gehört nicht in eine Personalakte

Grundsätzlich dürfen nur Informationen gespeichert werden, die der Mitarbeiter jederzeit einsehen kann. Die Informationen sollen möglichst lückenlos sein, jedoch darf nicht in die Privatsphäre eingedrungen werden. Es dürfen keine Informationen aus den sozialen Netzwerken, ärztliche Unterlagen oder private Vorlieben gesammelt werden.

Digitalisierung – Pro und Contra

Pro/Vorteile

• Die Mitarbeiter haben weniger Arbeit
• Unterlagen werden in der Datenbank schneller gefunden
• Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an einer Akte arbeiten
• Der Zugriff auf die Personalakte ist leichter, flexibler und schneller
• Der Arbeitnehmer bekommt schneller Zugang zu seiner Akte
• Es ist umweltfreundlich
• Büroflächen, Mietkosten und Lagergebühren werden gespart
• Die Versandkosten für die Akten entfallen
• Papier und Druckkosten werden reduziert

Contra/Risiken

• Ein falscher Ablageprozess
• Die Personalakten müssen jederzeit vor Unbefugten geschützt werden
• Die Personalakten dürfen nur Angaben enthalten, die im Zusammenhang mit dem Job stehen
• Verschiedene Standorte haben Zugriff auf alle gespeicherten Daten, das kann schnell zu Problemen führen
• Die Datenbank kann gehackt werden
• Alle Daten werden (versehentlich) gelöscht

Weitere Informationen zum Bewerbungsprozess findest du auf frankenheimpb.de.