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Was gehört in die Personalakte

In den Personalunterlagen werden sämtliche dienstlichen bzw. betrieblichen Informationen über einen Arbeitnehmer gesammelt. Sofern ein berechtigtes Interesse besteht, können auch persönliche Dokumente in der Akte aufbewahrt werden.

Folgende Unterlagen sind zum Beispiel in der Personalakte:

  • Bewerbungsunterlagen
  • Personalfragebogen
  • Arbeitsvertrag
  • Gehaltsrelevante Informationen
  • Leistungsbeurteilungen
  • Beförderungen
  • Versetzungen
  • Urlaubsanträge
  • Sozialversicherungsausweis
  • Schwerbehindertenausweis
  • Angaben zum Mutterschutz/Elternzeit
  • Krankheitstage
  • Anmeldung und Nachweis zur Krankenkasse
  • Nachweise über Fortbildungen
  • Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
  • Erklärung über Nebentätigkeiten
  • Führerschein (nur wenn es im Zusammenhang mit dem Job steht)
  • Abmahnungen
  • Kündigung
  • Polizeiliches Führungszeugnis
  • Zeugnisse

Ziel der Personalakte ist, ein umfassendes Bild vom Arbeitnehmer über seine Leistungen und Kenntnisse zu erhalten. Solange der Mitarbeiter im Unternehmen tätig ist, wird die Akte fortlaufend geführt.

Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus, kann anhand der Unterlagen später ein objektives Zeugnis erstellt werden.

Weitere Informationen zur digitalen Personalakte kannst du hier nachlesen.