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Telefonische Interview

Telefonische Interview: Gut vorbereitet ist halb gewonnen

Das telefonische Interview ist die erste größere Hürde auf dem Weg zum nächsten Job. Nicht jeder Bewerber muss mit einem telefonischen Interview rechnen, jedoch im Zeitalter der Digitalisierung gehört so ein Vorgespräch oder auch Videocall mittlerweile zum üblichen Bewerbungsprozess.

Im Zuge der Globalisierung, von Fachpersonalmangel, der Generation-Smartphone sowie ständigem Termindruck, hat sich der Bewerbungsablauf gewandelt. Eine Personalabteilung muss wirtschaftlich agieren und schnelle Entscheidungen treffen. Man hat nicht die Zeit, seine Ressourcen mit unnötigen Dingen zu verschwenden.

Unternehmen versuchen mit dem Telefoninterview ihr finanzielles Risiko und ihren zeitlichen Aufwand bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter, möglichst gering zu halten.

Du willst auch nicht nach einem persönlichen Gespräch im Unternehmen feststellen: Das ganze hätte ich mir sparen können. Die weite Anreise, möglicherweise noch mit dem Zug oder Auto, hat nichts gebracht. Schlimmer noch, mein Gesprächspartner ist bereits nach 20 Minuten aufgestanden und hat sich noch nicht mal richtig verabschiedet. Das frustriert und knackst am Ego.

Das Erstgespräch läuft oft über das telefonische Interview

In Anbetracht dieser Tatsachen ist das telefonische Interview ein sehr gutes Instrument, um im Erstgespräch alle wichtigen Fakten abzuklären. Verläuft es positiv, kann im Anschluss eine Videokonferenz oder ein persönliches Gespräch mehr Klarheit verschaffen. Die Gesprächspartner kennen sich bereits und lassen sich besser aufeinander ein. Beide Seiten können sich auf den Werdegang bzw. auf die Jobopportunitäten konzentrieren.

Wann kann ich mit einem telefonischen Interview rechnen

Du befindest dich gerade in einer Bewerbungsphase, da sollte man immer mit einem Anruf von einem Personaler rechnen. In diesem Moment musst du nicht in Panik geraten, bleib souverän und ruhig.

Normalerweise räumt dir jedes Unternehmen wie auch jeder Headhunter eine Vorbereitungszeit ein. Keiner fällt sofort mit der Tür ins Haus. Meistens möchte der Personaler an dieser Stelle nur deine Verfügbarkeit prüfen und im Anschluss einen Termin für ein telefonisches Interview, eine Videokonferenz oder ein persönliches Vorstellungsgespräch vereinbaren.

Du hast später noch ausreichend Zeit, dich auf das Gespräch bzw. den Gesprächspartner vorzubereiten.

Wirst du jedoch überfallartig angerufen und man möchte mit dir „schnell“ ein Interview führen, dann lass dich nicht irritieren. Lehn das Gespräch mit der Begründung ab, dass es im Augenblick ungünstig ist und vertag dich auf einen späteren Termin.

Kläre den Ablauf und die Dauer des Interviews. So kannst du abschätzen, wie intensiv du dich vorbereiten solltest.

Achte darauf, dass der Termin schriftlich bestätigt wird. So läufst du nicht Gefahr, den Termin zu verpassen oder in der Aufregung falsch zu notieren.

Erstgespräch mit Gelassenheit meistern

Das Erstgespräch dauert je nach dem in der Regel 20 – 30 Minuten, manchmal etwas länger. In dieser Zeit wird auch nur ein erster Eindruck vom Kandidaten gewonnen, so dass du vor diesem Gespräch keine Angst haben musst.

Üblicherweise läuft das erste telefonische Interview bei mir wie folgt ab:

Vorstellung: Ich (Personaler) rufe an und stelle mich kurz vor (Smalltalk). Ich erkläre dir wie und für wen ich arbeite und was du von mir erwarten kannst.

Werdegang: Wir gehen mit dir deinen Lebenslauf durch und klären offene Fragen.

Verfügbarkeit/Kündigungsfristen/Gehaltswunsch: Diese Fragen werden immer gestellt, damit ich den Kandidaten richtig einschätze bzw. zuordne.

Rückfragen: Du hast an dieser Stelle Gelegenheit, offene Fragen zu stellen. Nutze diese Möglichkeit.

Nach Interview: Wird oft eine Bestätigung verschickt oder du bekommst eine weitere Einladung.

Vorbereitung auf das telefonische Interview

Wie kannst du dich grundsätzlich auf ein telefonisches Interview vorbereiten?

Das Wichtigste vorweg – ruhig und souverän bleiben!

  • Schreibe dir den Namen – falls nicht schon bekannt – auf, damit du deinen Gesprächspartner immer direkt ansprechen kannst.
  • Lege dir den Lebenslauf, sonstige Bewerbungsunterlagen, ein Blatt und Stift in Greifnähe.
  • Platziere die Stellenausschreibung auf den Tisch, um später die Aufgaben anzusprechen.
  • Stelle dir ein Getränk hin, denn bist du im Redefluss, kann der Hals schnell trocken werden. Ein Getränk hilft auch bei Aufregung gut.
  • Schalte alle störenden Geräte wie Handy, Musik und Fernseher aus.
  • Schließe die Balkontür, falls Bauarbeiten oder sonstiger Lärm die Atmosphäre stören.
  • Sorge dafür, dass du einen guten Empfang hast und das Akku nicht leer ist. Wäre sonst peinlich.
  • Informiere Familienmitglieder, dass du ein Bewerbungsgespräch führst und du nicht unterbrochen werden möchtest.
  • Kleide dich wie für ein Vorstellungsgespräch, das gibt dir ein gutes Gefühl und stärkt dein Selbstbewusstsein.
  • Bereite Fragen zur Firma vor, damit bekundest du Interesse an der Position sowie dem Unternehmen.

Noch ein kleiner Tipp am Rande: Immer lächeln, dieser Ratschlag ist zwar schon alt, jedoch wirksam. Die Person in der anderen Leitung merkt es, wenn du freundlich bist.

Achte darauf

  • Lass dich auf die Fragen ein, die dir gestellt werden und beantworte alles wahrheitsgemäß, sofern es nicht zu persönlich wird.
  • Informier dich über das Unternehmen und über die Position.

Je nach Position, kann es passieren, dass der Gesprächspartner in eine andere Sprache zu Testzwecken wechselt. Bist du darauf nicht vorbereitet, dann heißt es wieder ruhig bleiben. Sag einfach, du bist nervös und womöglich bekommst du keine ordentlichen Sätze zusammen.

An dieser Stelle geht es noch nicht um die fundamentalen Sprachkenntnisse, außer du hast dich auf eine Position mit fremdsprachlichem Hintergrund beworben. Normalerweise möchte der Interviewpartner wissen, wie gehst du mit Stresssituationen um? Wie souverän reagierst du? Von daher ruhig bleiben.

5 gute Argumente für ein telefonisches Interview

Es gibt fünf wesentliche Punkte, die für ein Telefoninterview sprechen.

Kosteneffizienz

Die Kosteneffizienz ist ein sehr wichtiger Faktor. Es fallen keine Reisekosten für den Bewerber an und darüber hinaus müssen womöglich keine Meetingräume verfügbar sein. Der Personaler kann das Gespräch meistens ganz bequem von seinem Büro aus führen. Die Organisation ist schnell vorbereitet.

Man möchte sich zu diesem Zeitpunkt im Unternehmen ein erstes Bild vom Bewerber verschaffen. Hält er das, was die Unterlagen versprechen? Oder stellt sich schon kurzzeitig heraus – die Person passt aus irgendwelchen Gründen nicht zu uns oder umgekehrt. Dann ist der Aufwand für beide Seiten nicht so groß.

Festigung und Vertiefung des Eindrucks

Wie ist der erste Eindruck? Oft gibt die eingereichte Bewerbung nur ein vages Bild vom Kandidaten ab. Also wird zunächst im Gespräch geklärt, ist die Dokumentation im Lebenslauf rund oder mit Ecken und Kanten? Verfügt der Bewerber über die nötigen Fachkenntnisse, bringt er die passenden Erfahrungen mit? Kann er im Erstgespräch überzeugen und sammelt Punkte.

Kommunikative Fähigkeiten

Das telefonische Interview ist ein sehr gutes Mittel, um zu hören, wie sind die kommunikativen Fähigkeiten eines Kandidaten.

Kann er sich eloquent und klar ausdrücken. Spricht er flüssig oder stockt er während des Interviews. Wird der Redefluss mit vielen ähhs und anderen Füllwörtern ausgeschmückt.

Kommt der Kandidat schnell auf den Punkt oder redet er sich um Kopf und Kragen.

Ich habe sehr oft Menschen erlebt, die gar nicht aufhörten zu reden. Trotz Hinweis.

Aus der Reserve locken

Und wie sieht es mit überraschenden Fragen aus? Bleibt der Bewerber gelassen oder ist er sofort verunsichert. Ein geübter Interviewpartner führt einen schnell aufs Glatteis und ehe du dich versiehst, hast du Dinge gesagt, die man besser verschwiegen hätte.

Die Stimme

Mit der Stimme überzeugen. Ist sie sympathisch, strahlt sie Zuversicht oder auch Sicherheit aus. Jetzt stell dir vor, du bewirbst dich auf eine “Leitende Position” mit mehreren Mitarbeitern und du hast eine piepsige Stimme. Das könnte schon ein Problem werden. Ich will damit nicht sagen, die Person hat keine Chance auf diese Position. Aber, es könnte schwierig werden.

Offene Fragen und Lücken

Ich habe oft schon den Fall erlebt, dass der Lebenslauf eines Bewerbers auf den ersten Blick nicht optimal aussah. Der Kandidat hat sich jedoch im telefonischen Interview so gut geschlagen und alle offenen Fragen bestens erklärt, dass er mich am Ende des Tages überzeugte.

Das ist nicht immer der Fall, denn Lücken im Lebenslauf veranlassen zu unliebsamen Fragen und könnten zur Stolperfalle werden. Hier kommt es im Einzelfall auf die Erklärung an.

Ich bin der Meinung, eine kleine Lücke im Lebenslauf ist kein Beinbruch und auch kein Karriereende. Deshalb sollte man die Lücke weder verschweigen noch vertuschen. Einem geübten Personaler fällt sie sowieso auf. Wird sie verschwiegen oder gar bei Fragen überhört, kommt das wesentlich negativer an.

Rahmenbedingung

Das Erstgespräch eignet sich auch hervorragend, um die finanziellen Rahmenbedingungen abzustimmen. Du hast z. B. die Vorstellung von einer Position im Controlling mit einem Gehaltsrahmen von € 70.000 und möglicherweise schweben dir auch noch andere Vergünstigungen vor. Die Position ist jedoch nur mit € 50.000 dotiert.

Entweder du akzeptierst die Differenz oder die Position verliert an dieser Stelle ihren Reiz. Beide Seiten können entscheiden, wie geht es weiter.

Hast du die oben aufgeführten Hürden mit Bravour gemeistert, dann folgt bestimmt die Einladung zum persönlichen Gespräch.

Telefonisches Interview – diese Fragen können auf dich zukommen

  • Was sind Ihre Stärken und Schwächen?
  • Welche Erfahrungen und Erfolge können Sie vorweisen?
  • Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?
  • Weshalb möchten Sie diesen Job haben?
  • Weshalb möchten Sie sich beruflich verändern?
  • Weshalb wollen Sie Ihre jetzige Firma verlassen?
  • Was gefällt Ihnen nicht in Ihrem jetzigen Unternehmen/Position?
  • Was macht Ihnen bei Ihrer jetzigen Position besonders viel Spaß?
  • Welcher Typ sind Sie? Brauchen Sie Chaos oder Ordnung auf dem Schreibtisch?
  • Würden Sie sich eher im Team oder als Einzelkämpfer sehen?
  • Warum sind Sie die richtige Person für diese Position?
  • Welche Anforderung der Position bringen Sie mit?
  • Was würde ein Kollege über Sie sagen?
  • Welche Daten und Fakten kennen Sie von unserem Unternehmen?
  • Welches Produkt / Dienstleistung bieten wir an?
  • Wer ist unser Mitwettbewerber?
  • Wie finden Sie unsere Homepage?
  • Was zeichnet Sie aus?

No Go`s

Ich könnte ein paar Anekdoten aus meinen Erfahrungen erzählen. Diese kommen jedoch am häufigsten vor.

  • Termin vergessen.
  • Termin nicht abgesagt.
  • Rufnummer existiert nicht mehr (paar Tage später).
  • Unterwegs telefonieren z. B. im Zug, beim Einkaufen, Kinder von der Schule abholen.
  • Interview aus unerklärlichen Gründen abbrechen.
  • Unehrlichkeit – teilweise gibt es ganz kuriose Geschichten, weshalb man einen Job verloren hat.
  • Telefonisch keine Angaben machen – diesen Termin hätte man sich sparen können.
  • Völlig planlos sein.
  • Man hat sich nur aus der Not heraus beworben – Ok, man muss nicht immer alles sagen.

Bewerbungsprozess früher und heute

Drehen wir die Uhr etwas zurück. Vor 10 – 15 Jahren war es nicht üblich, dass ein langes telefonisches Interview vor dem eigentlichen Vorstellungsgespräch initiiert wurde. In der Fachliteratur gab es vor 15 – 20 Jahren noch nicht mal den Begriff Telefoninterview, wie wir ihn heute verstehen. Dieser Prozess hat sich mit dem Einzug des Handys in den letzten Jahren entwickelt.

Damals wurden hauptsächlich nur ein Termin und die Kontaktdaten abgestimmt, damit die Einladung bei dem richtigen Adressaten ankommt. Das hat sich geändert.

Heute wird überwiegend mit dem Bewerber im ersten Schritt ein telefonisches Interview geführt. Im Anschluss folgt bei Eignung die persönliche Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Aufgrund der Corona-Krise hat sich der Trend zum telefonischen Interview bzw. zur Videokonferenz in den letzten Monaten weiterhin verstärkt. Also hab vor dieser Herausforderung keine Angst und geh mit Gelassenheit an die Aufgabe heran.

Weitere Informationen zum Bewerbungsprozess findest du auf frankenheimpb.de.

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Lesedauer etwa 7 Minuten.

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